Au-delà de la certification Qualiopi, un organisme de formation reste soumis à un socle d'obligations légales fixées par le Titre V du Livre III de la sixième partie du Code du travail, ainsi qu'au droit commun (RGPD, assurance, droit de la consommation). Ces obligations s'appliquent dès la déclaration d'activité auprès de la DREETS, qu'il y ait certification Qualiopi ou non : convention ou contrat de formation obligatoire pour chaque prestation (article L.6353-1), transmission annuelle du bilan pédagogique et financier (BPF) avant le 30 avril (article L.6352-11), règlement intérieur applicable aux stagiaires, protection des données personnelles des apprenants (RGPD), et pour certains organismes, désignation d'un référent handicap. Un manquement à ces obligations administratives peut entraîner, indépendamment de tout enjeu Qualiopi, l'annulation du numéro de déclaration d'activité (NDA) et un redressement financier lors d'un contrôle.
Cette FAQ recense les obligations les plus fréquemment mal maîtrisées par les organismes que nous accompagnons, avec les articles de référence à connaître. Pour la démarche de déclaration elle-même, direction notre FAQ sur la création d'un organisme de formation.
Le cadre légal des organismes de formation
Quelles sont les obligations légales d'un organisme de formation ?
Un organisme de formation est soumis, au minimum, à quatre familles d'obligations légales : la déclaration d'activité auprès de la DREETS dans les trois mois suivant la première convention ou le premier contrat de formation (article L.6351-1 du Code du travail), l'établissement d'une convention ou d'un contrat écrit pour chaque prestation (article L.6353-1), la transmission annuelle du bilan pédagogique et financier (article L.6352-11), et le respect du droit commun applicable à toute entreprise (RGPD, assurance, obligations comptables). À cela s'ajoutent des obligations spécifiques selon le public accueilli : référent handicap, règlement intérieur pour les stagiaires en formation continue, ou encore droit de rétractation pour les particuliers. La certification Qualiopi, elle, n'est pas une obligation légale au sens strict, mais une condition d'accès aux financements publics et mutualisés, voir notre FAQ Qualiopi pour la différence exacte entre les deux notions.
Le tableau ci-dessous résume les obligations les plus courantes, leur référence légale et leur fréquence.
| Obligation | Référence légale | Fréquence / échéance |
|---|---|---|
| Déclaration d'activité (NDA) | Article L.6351-1 Code du travail | Une fois, dans les 3 mois suivant la 1ère convention |
| Convention / contrat de formation | Articles L.6353-1 et L.6353-3 | À chaque prestation |
| Bilan pédagogique et financier (BPF) | Article L.6352-11 | Annuel, avant le 30 avril |
| Registre des traitements RGPD | Article 30 du RGPD | Continu, mis à jour à chaque nouveau traitement |
| Règlement intérieur stagiaires | Titre V, Livre III, 6ème partie du Code du travail | Permanent, communiqué avant chaque entrée en formation |
Un organisme non certifié Qualiopi doit-il quand même respecter des obligations légales ?
Oui, intégralement. Les obligations légales décrites dans cette page s'appliquent à tout organisme de formation dès sa déclaration d'activité, indépendamment de toute démarche Qualiopi. Un organisme qui ne facture qu'en direct à des entreprises ou des particuliers, sans mobiliser de financements publics ou mutualisés, n'a pas besoin d'être certifié Qualiopi, mais il reste tenu d'établir des conventions de formation conformes, de transmettre son BPF chaque année, de respecter le RGPD et de disposer, le cas échéant, d'une assurance responsabilité civile professionnelle. Confondre absence de certification et absence d'obligations légales est une erreur fréquente chez les organismes en phase de création, qui expose à un redressement lors d'un contrôle de la DREETS, indépendant de tout enjeu de financement. Le parcours de certification Qualiopi reste néanmoins la voie d'accès quasi obligatoire aux financements publics.
Obligations contractuelles
La convention de formation est-elle obligatoire ?
Oui. L'article L.6353-1 du Code du travail impose qu'une convention de formation professionnelle soit établie entre l'organisme et son client (entreprise, OPCO, organisme financeur) avant le début de chaque action de formation. Ce document doit préciser l'intitulé, la nature et la durée de l'action, ses objectifs et son contenu, les moyens pédagogiques et d'encadrement mobilisés, les modalités d'évaluation ainsi que le prix et les modalités de règlement. Lorsque la prestation est vendue directement à un particulier plutôt qu'à un financeur, ce document devient un contrat de formation professionnelle (article L.6353-3), soumis à des règles complémentaires protectrices du consommateur.
En cas de contrôle, l'absence de convention pour une action facturée expose l'organisme à un rejet de la prestation au titre de l'article L.6354-1 : celle-ci est alors réputée ne pas avoir été exécutée, avec obligation de rembourser les sommes perçues. Pour la déclaration initiale liée à la première convention, voir notre page sur l'obtention du NDA.
Qu'est-ce que le règlement intérieur d'un organisme de formation ?
Le règlement intérieur est un document obligatoire pour tout organisme accueillant des stagiaires en formation continue ; il fixe les règles applicables en matière d'hygiène, de sécurité, de discipline et les garanties procédurales en cas de sanction. Il doit être communiqué aux stagiaires avant leur entrée en formation, le plus souvent par voie d'affichage dans les locaux ou par transmission dématérialisée pour le distanciel. Ce document est distinct du règlement intérieur applicable aux salariés de l'organisme lui-même. En pratique, c'est l'un des documents les plus fréquemment absents ou obsolètes que nous constatons lors de nos audits chez les organismes récemment créés, souvent faute d'avoir été mis à jour après une évolution de l'activité (ouverture au distanciel, nouveau public accueilli).
Le contrat de formation professionnelle est-il obligatoire pour un particulier ?
Oui, lorsqu'un particulier finance lui-même tout ou partie de sa formation (y compris via son CPF), l'article L.6353-3 du Code du travail impose un contrat écrit distinct de la convention utilisée avec les financeurs professionnels. Ce contrat doit notamment préciser le prix et les modalités de paiement, les conditions de résiliation, et informer le stagiaire de son droit de rétractation. Le non-respect de ce formalisme, notamment l'absence d'information claire sur le droit de rétractation, constitue une non-conformité fréquemment relevée lors des contrôles CPF menés par la Caisse des Dépôts.
Obligations déclaratives et comptables
Qu'est-ce que le bilan pédagogique et financier (BPF) et qui doit le transmettre ?
Le bilan pédagogique et financier est un document annuel obligatoire, prévu par l'article L.6352-11 du Code du travail, que tout organisme de formation déclaré doit transmettre au Service Régional de Contrôle de la DREETS avant le 30 avril de chaque année, au titre de l'exercice comptable précédent. Il retrace l'activité de formation de l'année écoulée : nombre de stagiaires, heures dispensées, répartition du chiffre d'affaires par type de financeur (entreprises, OPCO, État, particuliers). Cette obligation s'applique dès la première déclaration d'activité, y compris pour un organisme qui n'a réalisé aucune action de formation sur l'exercice concerné, un bilan dit « néant » doit alors être transmis.
Notre guide dédié au BPF détaille la méthode complète de réalisation, cadre par cadre, et notre FAQ BPF répond aux questions les plus fréquentes sur les modalités de transmission.
Que se passe-t-il en l'absence de transmission du BPF ?
L'absence de transmission du bilan pédagogique et financier dans les délais entraîne, à terme, la caducité de la déclaration d'activité : l'organisme est radié du registre des organismes déclarés et perd son numéro de déclaration d'activité (NDA), ce qui emporte la perte de l'exonération de TVA applicable à la formation professionnelle continue. C'est également le cas lorsque le BPF transmis ne fait apparaître aucune activité de formation sur deux exercices consécutifs. Cette caducité administrative est distincte d'une éventuelle non-conformité Qualiopi : elle peut survenir même chez un organisme parfaitement conforme au référentiel qualité, simplement par oubli déclaratif, un point de vigilance que nous rappelons systématiquement aux organismes que nous accompagnons en fin d'exercice.
Un organisme de formation doit-il tenir une comptabilité distincte ?
Un organisme dont la formation professionnelle n'est pas l'activité principale (une entreprise qui forme occasionnellement en parallèle de son activité principale, par exemple) doit tenir une comptabilité distincte retraçant spécifiquement les produits et charges liés à l'activité de formation, conformément aux exigences de contrôle prévues aux articles L.6361-1 à L.6362-13 du Code du travail. Cette séparation comptable facilite le contrôle administratif et financier mené par la DREETS, qui porte à la fois sur les produits perçus (conventions, factures) et sur la réalité des dépenses engagées pour justifier l'activité déclarée. En l'absence de cette traçabilité, l'organisme s'expose à ce que les prestations facturées soient présumées non réalisées faute de preuve suffisante, avec les conséquences de remboursement prévues à l'article L.6354-1 évoquées plus haut.
RGPD, assurance et accessibilité
Trois obligations transversales, souvent sous-estimées parce qu'elles ne sont pas propres au Code du travail, mais tout aussi exposantes en cas de contrôle ou de sinistre.
Quelles sont les obligations RGPD d'un organisme de formation ?
Un organisme de formation traite des données personnelles à chaque étape : inscription, émargement, évaluations, attestations, parfois données de santé pour l'adaptation de parcours PSH. Il doit à ce titre tenir un registre des activités de traitement (article 30 du Règlement général sur la protection des données), informer les apprenants de la finalité et de la durée de conservation de leurs données, sécuriser les accès aux dossiers stagiaires, et prévoir une procédure en cas de violation de données. Les données transmises aux financeurs (CPF, OPCO, France Travail) dans le cadre du contrôle du service fait constituent un traitement additionnel à documenter distinctement. En pratique, l'absence de registre de traitement formalisé reste l'un des manques les plus courants que nous constatons chez les petits organismes, souvent par méconnaissance du fait que le RGPD s'applique dès le premier stagiaire inscrit, indépendamment de la taille de la structure.
Une assurance RC Pro est-elle obligatoire ?
Le Code du travail n'impose pas explicitement une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) à tout organisme de formation, mais elle devient de facto incontournable dès lors que l'activité implique l'accueil de stagiaires, l'usage de locaux et de matériel, ou une prestation intellectuelle engageant la responsabilité de l'organisme en cas de dommage ou de manquement contractuel. De nombreux financeurs et donneurs d'ordre (grands comptes, OPCO) exigent d'ailleurs une attestation d'assurance RC Pro à jour avant de contractualiser, ce qui la rend obligatoire de fait pour accéder à une part importante du marché. Pour un organisme en apprentissage, une assurance couvrant spécifiquement les risques liés aux mineurs ou aux plateaux techniques est également recommandée.
Faut-il désigner un référent handicap ?
La désignation d'un référent handicap n'est pas, en tant que telle, une obligation légale autonome pour tout organisme de formation au sens du Code du travail, mais elle découle directement du cadre d'accessibilité posé par la loi du 11 février 2005 et est devenue, dans les faits, incontournable via le référentiel Qualiopi : l'indicateur dédié au handicap exige la mobilisation d'un réseau de partenaires et la mention de coordonnées de contact identifiées pour l'accueil des personnes en situation de handicap. Pour un organisme visant les financements publics, ne pas désigner de référent handicap expose donc indirectement, via l'audit Qualiopi, à une non-conformité. Notre page sur l'automatisation de la veille conformité handicap détaille les missions concrètes du référent et les outils pour suivre cette réglementation.
Droit des stagiaires et contrôle
Un stagiaire peut-il se rétracter après inscription à une formation ?
Oui. Lorsqu'un particulier finance sa formation lui-même, y compris via son CPF, un délai de rétractation s'applique avant l'entrée en formation, conformément aux garanties prévues par le contrat de formation professionnelle (article L.6353-3) et, pour les contrats conclus à distance, par le droit commun de la consommation (article L.221-18 du Code de la consommation). Sur la plateforme Mon Compte Formation, ce délai est fixé contractuellement à 14 jours ouvrés à compter de la validation du dossier, et s'arrête automatiquement à la date de début de la formation si celle-ci intervient plus tôt. Passé ce délai, une annulation reste possible plus de 7 jours ouvrés avant le début de la session sans frais, mais entraîne une perte des droits en cas d'annulation plus tardive, sauf force majeure dûment justifiée. L'organisme doit informer clairement le stagiaire de ce droit dans le contrat, sous peine de non-conformité lors d'un contrôle CPF.
Ces contrôles sont indépendants des audits Qualiopi menés par un organisme certificateur : un organisme certifié Qualiopi n'est pas à l'abri d'un contrôle administratif DREETS ou d'un contrôle CPF, et inversement. C'est un point de confusion fréquent chez les organismes que nous accompagnons.
Bachir ABERKAN, fondateur de COPILOF 387 organismes accompagnés depuis 2018
Quels contrôles peuvent être menés sur un organisme de formation et quelles sanctions en cas de manquement ?
Un organisme de formation peut faire l'objet d'un contrôle administratif et financier mené par la DREETS (articles L.6361-1 à L.6362-13 du Code du travail), portant sur la réalité de l'activité déclarée, la conformité des conventions et du règlement intérieur, ainsi que sur les obligations comptables. Il peut également faire l'objet de contrôles distincts initiés par les financeurs (Caisse des Dépôts pour le CPF, OPCO), centrés sur le service fait pour les actions financées. En cas de manquement grave et persistant après mise en demeure, l'article L.6351-6 permet l'annulation pure et simple de l'enregistrement de la déclaration d'activité, avec effet rétroactif sur les exonérations fiscales dont l'organisme a bénéficié. Nos pages dédiées à la préparation d'un contrôle CPF et à la préparation d'un contrôle OPCO détaillent la préparation spécifique à chacun.
Questions fréquentes sur les obligations légales d'un organisme de formation
Un organisme de formation est soumis à quatre familles d'obligations : la déclaration d'activité auprès de la DREETS (article L.6351-1), l'établissement d'une convention ou d'un contrat écrit pour chaque prestation (article L.6353-1), la transmission annuelle du bilan pédagogique et financier (article L.6352-11), et le respect du droit commun (RGPD, assurance, obligations comptables).
Oui, intégralement. Ces obligations s'appliquent dès la déclaration d'activité, indépendamment de toute démarche Qualiopi, qui n'est nécessaire que pour accéder aux financements publics et mutualisés.
Oui. L'article L.6353-1 du Code du travail impose une convention écrite avant chaque action de formation, précisant intitulé, durée, objectifs, moyens pédagogiques, modalités d'évaluation et prix.
Un document obligatoire pour tout organisme accueillant des stagiaires en formation continue, fixant les règles d'hygiène, de sécurité et de discipline, communiqué avant l'entrée en formation.
Oui, l'article L.6353-3 impose un contrat écrit distinct pour tout particulier finançant lui-même sa formation, y compris via le CPF, précisant prix, conditions de résiliation et droit de rétractation.
Le BPF est un document annuel obligatoire (article L.6352-11) que tout organisme déclaré doit transmettre à la DREETS avant le 30 avril, y compris un bilan « néant » en l'absence d'activité.
L'absence de transmission entraîne à terme la caducité de la déclaration d'activité et la perte du numéro de déclaration d'activité (NDA), avec perte de l'exonération de TVA associée.
Un organisme dont la formation n'est pas l'activité principale doit tenir une comptabilité distincte retraçant les produits et charges liés à la formation, conformément aux articles L.6361-1 à L.6362-13.
L'organisme doit tenir un registre des activités de traitement (article 30 du RGPD), informer les apprenants sur leurs données, sécuriser les accès aux dossiers stagiaires et prévoir une procédure en cas de violation de données.
Elle n'est pas explicitement imposée par le Code du travail, mais elle est de facto incontournable dès lors que l'activité implique l'accueil de stagiaires, et souvent exigée par les financeurs avant contractualisation.
Ce n'est pas une obligation légale autonome au sens du Code du travail, mais elle découle du cadre d'accessibilité de la loi du 11 février 2005 et est devenue incontournable via l'indicateur handicap du référentiel Qualiopi.
Oui. Un délai de rétractation de 14 jours ouvrés s'applique sur la plateforme Mon Compte Formation, conformément à l'article L.6353-3 et à l'article L.221-18 du Code de la consommation pour les contrats à distance.
La DREETS peut mener un contrôle administratif et financier (articles L.6361-1 à L.6362-13) ; les financeurs (Caisse des Dépôts, OPCO) peuvent contrôler le service fait. Un manquement grave peut entraîner l'annulation de la déclaration d'activité (article L.6351-6).
Sources réglementaires citées : Code du travail, articles L.6351-1, L.6351-6, L.6352-11, L.6353-1, L.6353-3, L.6354-1, L.6361-1 à L.6362-13 (Légifrance, Titre V Organismes de formation) ; article 30 du RGPD ; article L.221-18 du Code de la consommation.
Rester en conformité sur toutes vos obligations légales
Entre déclaration DREETS, conventions conformes, BPF annuel, RGPD et certification Qualiopi, les obligations légales d'un organisme de formation forment un ensemble à piloter dans la durée, pas seulement au moment d'un audit. Nos experts accompagnent depuis 2018 387 organismes de formation sur l'ensemble de ces obligations, légales comme liées à Qualiopi.
Auteur : Bachir ABERKAN
Fondateur de COPILOF, 387 organismes accompagnés, 967 audits réalisés, sur le secteur depuis la réforme de la formation professionnelle de 2018.
Publié le 19 août 2026 · Mis à jour le 30 septembre 2026